Pour une bonne organisation !

Anaïs SILCOCK
Consultante en communication et créative.

Cette semaine, je vais vous parler d’un outil qui a changé ma façon de travailler, qui m’a aidé à améliorer ma gestion du temps et mon organisation. Souvent lorsque les tâches s’accumulent, des erreurs d’organisation peuvent faire leur entrée et être fatales pour votre activité. C’est un problème n’est-ce pas ? Voici la solution :

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 UN OUTIL GRATUIT ET ACCESSIBLE À TOUS

Bon allez, je ne vous fais pas attendre plus longtemps, cet outil magique s’appelle « Trello » !

A l’ère des « To do list », bien pratiques, Trello est l’outil incontournable !

Qu’est-ce que Trello ?
C’est une interface en ligne, qui vous permet de vous organiser comme vous le souhaitez, en étant efficace. Un outil gratuit et accessible à tout moment depuis un PC, un mobile ou une tablette disposant d’une connexion internet. Pour l’obtenir, il suffit de vous inscrire sur le site www.trello.com et en quelques secondes : c’est chose faite !

COMMENT FONCTIONNE TRELLO ?

S-i-m-p-l-i-c-i-t-é ! Trello se présente sous forme de tableaux appelés « boards », de listes, et enfin de « cartes » que j’appelle « tâches » que vous pouvez planifier, organiser et déplacer comme bon vous semble. A vous de définir votre propre organisation en nommant les différentes listes comme vous le souhaitez.

UN OUTIL PRATIQUE POUR LES PROJETS D’ÉQUIPE

Vous pouvez également partager le board de votre choix avec une personne ou une équipe. Pour cela, il vous suffit juste de rentrer son adresse mail. La personne aura ainsi accès à votre board et pourra voir les tâches en cours, à faire ou déjà réalisées pour prendre en compte l’avancement du projet concerné. Cette personne pourra également, si vous lui en donnez le pouvoir, déplacer les tâches d’une liste à une autre et laisser des commentaires pour vous faire part de ses remarques.

DIFFÉRENTES UTILISATIONS DE TRELLO !

Je vais vous dévoiler la manière dont j’utilise Trello !

Pour la gestion d’un projet – AnaysCom :

Je commence par créer un board par projet ou par client. Je mets ensuite en place quatre ou cinq listes que je nomme : « A faire » « En cours » « Fait » « Archives » « A vérifier ». Ensuite, j’ajoute mes tâches, par exemple la tâche « Créer des visuels », je détermine une date de réalisation, une couleur pour la différencier puis je la passe d’une liste à une autre quand cela est nécessaire. Lorsque je travaille sur une tâche et qu’elle concerne la création d’un document, je joins ce document à la tâche et ajoute un commentaire. La plupart du temps, je partage mon board avec le client qui peut ainsi commenter les tâches quand il le souhaite.

Je vais maintenant vous présenter une utilisation axée design dont l’inspiration me vient du graphiste avec qui je travaille pour beaucoup de créations.

Pour du graphisme :

Il vous suffit de créer un board par projet, les listes quand à elles, correspondent aux propositions initiales, aux rounds de révisions, et aux propositions finales. Par exemple : « Propositions initiales », « Round 1 » « Round 2 » « Round 3 »,… « Fichiers finaux ».  Ensuite il suffit de le partager avec le client qui, lorsqu’il voit les fichiers dans la liste « propositions initiales » décide de les passer soit dans les fichiers finaux s’ils lui conviennent, soit dans les rounds en commentant les modifications à effectuer.

Pour de la rédaction : 

Si vous faites de la rédaction pour un client ou pour vous même, vous pouvez créer un board par projet et créer des listes sous la forme suivante : « Articles à rédiger » « Articles à relire » « Articles à publier » « Articles publiés ». Vous n’avez plus qu’à créer une tâche par article et à joindre votre document. Vous pourrez à tout moment mettre à jour le document et le glisser dans la liste correspondante.

J’espère vraiment que cet outil sera une belle découverte pour vous et que cela vous donnera un coup de pouce pour votre organisation !

Arrêtez les post-it ou les tableaux excel que vous devez transporter sur clé USB ou vous envoyer par email ou drive, souvent sources de mauvaise organisation et misez tout sur Trello !

Si vous avez des questions ou d’autres outils dont vous vous servez pour vous organiser, n’hésitez pas à laisser un commentaire, j’y répondrai avec plaisir !

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